Privacyverklaring
17 september 2026.
In deze verklaring lees je welke gegevens we van je gebruiken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden het zo kort en duidelijk mogelijk.
Wie zijn wij?
Totaalwarmte bestaat uit twee bedrijven. Samen zijn ze verantwoordelijk voor je gegevens:
- Totaalwarmte B.V. verkoopt en plaatst cv-ketels en doet het onderhoud. KvK 28082729.
- Totaalwarmte Beheer B.V. beheert de onderhoudscontracten. KvK 72255781.
Voor alle vragen over je gegevens kun je bij één adres terecht:
Totaalwarmte, Flemingweg 18 B, 2408 AV Alphen aan den Rijn
Telefoon 0172 477150
E-mail verkoop@totaalwarmte.nl
Welke gegevens gebruiken we?
We gebruiken alleen de gegevens die we nodig hebben:
- je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
- gegevens over je cv-ketel en je woning, zoals merk, type, bouwjaar en de plek waar de ketel hangt;
- foto’s die je zelf uploadt van je ketel en de afvoer;
- gegevens over je contract, onderhoud, storingen en garantie;
- je rekeningnummer (IBAN) en betaalgegevens;
- wat je ons zelf vertelt, bijvoorbeeld in een formulier, mail of WhatsApp-bericht;
- als je solliciteert: je cv, je brief en wat je ons verder over jezelf vertelt;
- gegevens over je bezoek aan onze website, als je daar toestemming voor geeft (zie “Cookies”).
We gebruiken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over je gezondheid of geloof.
Waarvoor gebruiken we je gegevens?
| Waarvoor | Waarom mag dat |
|---|---|
| Een prijs berekenen en een offerte maken | Je vraagt ons daarom, voordat we een overeenkomst sluiten |
| Je ketel plaatsen, onderhouden en storingen verhelpen | Om onze overeenkomst met jou uit te voeren |
| Je uitnodigen voor onderhoud en je informeren over je afspraak | Om onze overeenkomst met jou uit te voeren |
| Je garantie afhandelen, ook bij een terugroepactie van de fabrikant | Om onze overeenkomst uit te voeren, en om je veiligheid te beschermen |
| Onderhoud vastleggen zoals de CO-certificering vraagt | Wettelijke verplichting |
| Facturen sturen en betalingen verwerken | Om onze overeenkomst uit te voeren |
| Onze administratie en belastingaangifte | Wettelijke verplichting |
| Je vraag of klacht afhandelen | Om onze overeenkomst uit te voeren, of omdat je ons daarom vraagt |
| Onze rittenregistratie, waarin het adres van een klus staat | Wettelijke verplichting |
| Je als klant af en toe per e-mail informeren over onze diensten | Ons gerechtvaardigd belang. Je kunt je in elke e-mail afmelden |
| Je onze nieuwsbrief sturen, afgestemd op wat je interesseert | Je toestemming |
| Onze website verbeteren met Google Analytics | Je toestemming via de cookiemelding |
| Je advertenties laten zien via Facebook en Instagram (Meta Pixel) | Je toestemming via de cookiemelding |
| Je sollicitatie beoordelen | Omdat je ons daarom vraagt, voordat we misschien een arbeidsovereenkomst sluiten |
Foto’s en AI bij onze ketelkiezer
In onze ketelkiezer kun je foto’s uploaden van je ketel en de afvoer. Een computerprogramma met kunstmatige intelligentie (AI) bekijkt die foto’s en maakt daarmee een eerste prijs.
- Waarvoor: alleen om die prijs te berekenen.
- Opslaan: de foto’s worden voor het berekenen van de prijs niet op onze server opgeslagen. Na de berekening zijn ze weg
- Tip: zet geen mensen, papieren of andere persoonlijke dingen op de foto. Alleen de ketel en de afvoer is genoeg.
- Een mens kijkt mee: de prijs uit de ketelkiezer is een eerste indicatie. Vraag je daarna een offerte aan, dan kijken wij er zelf naar. Er wordt geen besluit over je genomen door alleen een computer.
- Vraag je een offerte aan en stuur je daarbij foto’s mee? Dan bewaren we die foto’s wel, bij je aanvraag. We hebben ze nodig om je offerte goed te maken
Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:
| Gegevens | Hoe lang |
|---|---|
| Foto’s voor de prijsberekening in de ketelkiezer | Niet bewaard |
| Offerte-aanvraag (met foto’s) die je niet hebt geaccepteerd | 12 maanden |
| Offerte-aanvraag die je hebt geaccepteerd, en gegevens over je ketel, onderhoud en garantie | Zolang je klant bent, en daarna 7 jaar. De CO-certificering vraagt dat |
| Klant- en contractgegevens | Zolang je klant bent, en daarna 7 jaar |
| Facturen, administratie en rittenregistratie | 7 jaar, of langer als de Belastingdienst daarom vraagt |
| Nieuwsbrief | Tot je je afmeldt |
| Sollicitatie | Tot 4 weken na de sollicitatie. Met je toestemming bewaren we je gegevens maximaal 1 jaar, voor een volgende vacature |
| Websitegegevens via cookies | Zie de cookiemelding |
Met wie delen we je gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is:
- met vakmensen die in onze opdracht werken, zodat ze je ketel kunnen plaatsen of onderhouden;
- met bedrijven die ons helpen, zoals onze websitebouwer en hosting, ons plannings- en administratiesysteem, onze boekhouder, onze nieuwsbriefdienst en de AI-leverancier van de ketelkiezer;
- met Google en Meta, als je toestemming geeft voor hun cookies (zie “Cookies”);
- met de fabrikant van je ketel, als dat nodig is voor garantie of een terugroepactie;
- met de certificeringsinstelling, voor de registratie die de CO-certificering vraagt ;
- met de overheid, als de wet ons dat verplicht.
Met bedrijven die voor ons gegevens verwerken, maken we afspraken in een verwerkersovereenkomst. Zo moeten ze je gegevens net zo zorgvuldig behandelen als wij.
Soms zit zo’n bedrijf buiten de Europese Unie. Dan zorgen we dat er goede afspraken gelden die je gegevens beschermen, zoals de standaardafspraken van de Europese Commissie .
Cookies
Cookies zijn kleine bestandjes die een website op je computer of telefoon zet. We gebruiken:
- Noodzakelijke cookies, zodat de website goed werkt. Daar is geen toestemming voor nodig.
- Google Analytics, om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat we hem kunnen verbeteren.
- Meta Pixel van Facebook en Instagram, om te meten of onze advertenties werken en om je advertenties van ons te laten zien.
Google Analytics en de Meta Pixel plaatsen we pas als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Google en Meta zitten in de Verenigde Staten. Zij doen mee aan het EU-VS Data Privacy Framework, dat je gegevens daar beschermt .
Wat zijn je rechten?
Je hebt het recht om:
- te zien welke gegevens we van je hebben;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten verwijderen, als we ze niet meer nodig hebben of niet meer mogen bewaren;
- het gebruik van je gegevens te laten beperken;
- je gegevens te ontvangen, zodat je ze aan een ander bedrijf kunt geven;
- bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens, bijvoorbeeld voor berichten over onze diensten;
- je toestemming in te trekken, als je die eerder gaf.
Stuur je verzoek naar verkoop@totaalwarmte.nl of bel ons. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je iets extra’s om zeker te weten dat het verzoek echt van jou komt. We vragen niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs.
Sommige gegevens moeten we bewaren, ook als je vraagt om ze te verwijderen. Denk aan facturen, die we 7 jaar moeten bewaren. Dat leggen we je dan uit.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe beveiligen we je gegevens?
We doen ons best om je gegevens goed te beschermen. Onze website gebruikt een beveiligde verbinding. Alleen mensen die je gegevens nodig hebben voor hun werk, kunnen erbij. Denk je dat er iets mis is met de beveiliging van je gegevens? Neem dan direct contact met ons op.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we iets nieuws aanbieden. De nieuwste versie staat altijd op onze website.
Versie 0.2, 17 september 2026